La
Declaración de Diligencia Debida (DDS) EUDR: guía paso a paso
La Declaración de Diligencia Debida es el documento central del
cumplimiento EUDR. Sin ella, ningún cargamento de café puede ingresar
legalmente al mercado europeo a partir del 30 de diciembre de 2026. La
DDS consolida toda la evidencia de que el producto no está asociado a
deforestación ni a violaciones legales en su país de origen, y se
presenta formalmente ante el sistema TRACES de la Unión Europea antes de
cada despacho.
Para exportadores y cooperativas cafeteras colombianas, entender qué
contiene la DDS, quién puede firmarla, cómo funciona TRACES y qué
documentación se debe archivar durante 5 años es la base de cualquier
estrategia de cumplimiento. Esta guía cubre cada paso del proceso.
¿Qué
información debe contener una DDS válida bajo EU 2023/1115?
Una DDS válida debe incluir siete bloques de información obligatoria:
descripción del producto, país de producción, coordenadas de polígono,
verificación de no deforestación, verificación de legalidad, declaración
firmada del operador, y fecha de presentación. La omisión de cualquiera
de estos campos invalida la declaración.
Cada bloque en detalle:
1. Descripción del producto
Código arancelario (partida arancelaria del Sistema Armonizado),
descripción comercial, volumen en kilogramos y, cuando aplique, número
de lote o referencia de trazabilidad interna. Para café verde, el código
HS típico es 0901.11 (sin tostar, sin descafeinar).
2. País de
producción y subdivisión geográfica
País de origen del cultivo. Para café colombiano: Colombia, con
indicación del departamento y municipio de producción. Si el lote
consolida café de múltiples municipios, todos deben listarse.
3. Coordenadas de polígono
de parcela
Las coordenadas GPS de los vértices de cada parcela productiva
asociada al lote, en formato GeoJSON o equivalente georreferenciado (WGS
84). Para parcelas menores a 4 hectáreas, el reglamento permite un punto
GPS con área declarada, pero la recomendación es siempre incluir el
polígono completo. Nuestra guía de coordenadas GPS
explica cómo capturar y convertir estos datos.
4. Verificación de no
deforestación
Resultado del análisis satelital que confirma que no hubo pérdida de
cobertura forestal en las parcelas declaradas después del 31 de
diciembre de 2020. La verificación debe cruzar los polígonos contra
fuentes reconocidas: IDEAM para Colombia, JRC Global Forest Watch a
nivel global. El resultado debe indicar si la parcela fue clasificada
como “sin riesgo”, “riesgo bajo”, “riesgo estándar” o “riesgo alto”, y
documentar cómo se resolvieron las alertas cuando las hubo.
5. Verificación de legalidad
Evidencia de que la producción cumple con la legislación del país de
origen. Para Colombia, esto incluye:
- Título de propiedad o tenencia legal: certificado
de tradición y libertad, contrato de arrendamiento o resolución de
adjudicación. - FPIC/CLPI: si la parcela está en resguardo indígena
o territorio colectivo, documentación del Consentimiento Libre, Previo e
Informado conforme al Convenio ILO 169. - Registro ambiental: cuando aplique, permiso
ambiental o certificado de uso del suelo conforme al Plan de
Ordenamiento Territorial municipal.
6. Declaración y firma del
operador
Declaración formal del operador de que, tras realizar la diligencia
debida, concluye que el producto cumple con los requisitos de la EUDR.
Incluye nombre legal del operador, NIT o equivalente europeo, y firma
autorizada.
7. Fecha de
presentación y número de referencia
Fecha de registro en TRACES y número de referencia DDS asignado por
el sistema, que debe acompañar al cargamento durante todo el
transporte.
¿Quién
puede firmar la DDS en una exportación de café colombiano?
La DDS la firma el primer operador que coloca el producto en el
mercado de la UE. En cadenas de café colombiano, esto normalmente es el
importador o trading house europeo. Sin embargo, la cooperativa o
exportador colombiano es responsable de entregar toda la información que
sustenta la DDS.
En la práctica, el proceso funciona de tres maneras:
Escenario 1: Cooperativa exporta directamente a tostador
europeo. El tostador (como operador UE) firma la DDS en TRACES.
La cooperativa le entrega el paquete documental completo: polígonos,
verificación satelital, documentos legales.
Escenario 2: Casa exportadora colombiana vende a trader
europeo. El trader firma la DDS. La casa exportadora agrega la
documentación de todas las cooperativas de origen y la transmite al
trader.
Escenario 3: Trading house integrada (compra en Colombia y
vende en Europa). Si la misma empresa opera en ambos lados,
firma la DDS como operador UE al momento de colocar el producto en el
mercado.
En ningún caso el caficultor individual firma la DDS. Su
responsabilidad termina en proporcionar los datos de parcela. Pero sin
esos datos verificados, la DDS no puede completarse, lo que convierte al
registro de fincas en el cuello de botella real del cumplimiento.
Cómo funciona el
sistema TRACES de la UE
TRACES NT (Trade Control and Expert System, New Technology) es la
plataforma digital de la Comisión Europea donde se registran las DDS.
Funciona como la ventanilla única para control sanitario, fitosanitario
y, ahora, de deforestación de productos que ingresan a la UE.
El flujo para café:
- Registro: el operador UE se registra en TRACES NT
con su identificación fiscal europea. - Carga de DDS: antes del despacho del cargamento, el
operador carga la DDS con toda la documentación de respaldo. - Número de referencia: TRACES asigna un número único
a la DDS. Este número debe acompañar la mercancía en todos los
documentos de transporte. - Verificación en aduana: al llegar a puerto europeo,
la aduana verifica que el cargamento tenga un número DDS válido en
TRACES. - Auditoría posterior: las autoridades competentes
del Estado miembro pueden auditar cualquier DDS en cualquier momento
durante los 5 años posteriores a la presentación.
Actualmente TRACES NT no tiene una API pública para carga
automatizada de DDS, lo que significa que el operador debe ingresar los
datos manualmente en el portal web. La Comisión Europea ha indicado que
habilitará una API, pero no hay fecha confirmada. Mientras tanto, Origo
genera el documento DDS completo y listo para carga manual en TRACES,
eliminando la complejidad de compilar la información desde múltiples
fuentes.
Período de
archivo de 5 años: qué guardar y cómo
La EUDR exige que toda la documentación que respalda cada DDS se
conserve durante un mínimo de 5 años a partir de la fecha de
presentación. Esto aplica tanto al operador UE como al exportador
colombiano que proporcionó la información.
La lista de documentos a archivar incluye:
- Polígonos GPS de cada parcela incluida en el lote,
con fecha de captura y método de captura - Informes de verificación satelital con la fuente de
datos utilizada (IDEAM, JRC, Sentinel-2), fecha del análisis y
resultado - Documentos FPIC: actas de consulta previa, acuerdos
con comunidades, cuando aplique - Títulos de propiedad o tenencia: certificado de
tradición y libertad, contratos de arriendo, resoluciones de
adjudicación - Contratos con proveedores: acuerdos de compra entre
la cooperativa y los productores asociados, con identificación de
parcelas - La DDS misma: copia del documento presentado en
TRACES con su número de referencia - Registros de trazabilidad interna: documentación
que vincula cada lote de café exportado con las parcelas de origen
específicas
Para una cooperativa que exporta 50 lotes al año con café de 500
productores, el volumen de documentación es considerable. Gestionar esto
en carpetas de Excel y PDF en un disco duro local no es sostenible, y
menos cuando una auditoría requiere recuperar la información de un lote
específico de hace 3 años en un plazo corto.
Origo auto-archiva toda la documentación durante 5 años con
indexación por lote, productor, parcela y número de DDS. Cualquier
documento es recuperable en segundos, no en días.
Generación
automática de DDS con Origo vs. manual
La diferencia entre preparar una DDS manualmente y generarla con
Origo es la diferencia entre un proyecto de consultoría y un proceso
operativo:
| Criterio | Preparación manual | Origo |
|---|---|---|
| Tiempo de preparación | 6 a 8 semanas por análisis | 24 a 48 horas con datos verificados |
| Costo | €20.000 a €50.000 por estudio único | Desde €75 por DDS |
| Actualización | Estática (se vence al cambiar cualquier dato) | Continua (los datos se actualizan en tiempo real) |
| Cobertura de productores | Muestreo limitado | 100% de la base de productores |
| Verificación satelital | Manual, una sola fecha | Automatizada, multitemporal |
| Archivo 5 años | Responsabilidad del operador | Incluido en la plataforma |
| Formato DDS | Variable, requiere validación | Conforme a EU 2023/1115, validado por SHACL |
| Escalabilidad | Requiere nuevo estudio por cada cadena | Una sola plataforma para todas las cadenas |
La consultoría tradicional tiene su lugar para diagnósticos iniciales
complejos o para operadores con cadenas de suministro atípicas. Pero
para la operación recurrente, donde cada embarque necesita una DDS, el
modelo de plataforma es la única opción que escala sin multiplicar
costos.
Evalúe su nivel de preparación
para la EUDR →
Preguntas frecuentes
sobre la DDS EUDR
¿Puedo enviar la DDS
manualmente por TRACES?
Sí. Actualmente es el único método disponible, ya que la API de
TRACES NT aún no está abierta para carga automatizada. Origo genera el
documento DDS completo y conforme al formato requerido por EU 2023/1115.
El operador lo descarga y lo presenta manualmente en el portal TRACES
NT. Cuando la Comisión Europea habilite la API pública, Origo ofrecerá
integración directa.
¿Cuánto tarda generar
una DDS con Origo?
Con datos de parcela ya verificados en el Dashboard Cooperativo
(polígonos validados, verificación satelital completada, documentación
legal archivada), la generación de la DDS toma menos de 24 horas. El
registro inicial de la cadena de suministro, incluyendo captura de
polígonos y primera verificación, toma entre 1 y 2 semanas dependiendo
del número de productores y la disponibilidad de datos existentes. Comience el registro de su cooperativa
→
